Todos conocen la sensación de tener una gran lista de tareas pendientes y plazos inminentes, pero no poder hacer nada porque te encuentras perdiendo el tiempo en tareas insignificantes o desplazándote sin sentido por las redes sociales.

Si esto suena como algo que te sucede regularmente, probablemente podrías orientarlo con un poco de ayuda para superar tu tendencia hacia la procrastinación. (No te preocupes, todos la tenemos).

La procrastinación en el trabajo es uno de los mayores asesinos de productividad, y es algo que les cuesta a los trabajadores independientes, empresas y empresarios grandes cantidades de su tiempo y dinero cada año.

Semáforo de Stop con direcciones de Homework y Procrastinación.

Efectos de la procrastinación

La peor parte de la procrastinación es que, si bien proporciona la satisfacción temporal de escapar de estas emociones negativas, solo lleva unos momentos antes de que la culpa entre en acción. Entonces, en lugar de trabajar porque realmente quieres trabajar, estarás trabajando porque te sientes mal sobre no trabajar. Es un círculo vicioso en el que no quieres quedar atrapado.

Luego, la culpa hace que drenes tu energía demasiado rápido, lo que lleva a más procrastinación. Antes de que te des cuenta, estás demasiado cansado antes de haber logrado algo significativo. “Haré esto mañana”, dirás, como si ya te hubieras preparado para tu derrota.

La procrastinación no es algo que afecte tu mente en un solo día. A diferencia de la fatiga, no se cura con el sueño. Te daña continuamente a lo largo del tiempo, a menos que hagas un esfuerzo activo para ponerle fin.

Entonces, ¿cómo te salvas de este ciclo vicioso aparentemente interminable? ¿Cómo no posponer las cosas?

Afortunadamente, aunque la procrastinacion es una de las mayores epidemias en el lugar de trabajo, hay varios consejos prácticos que se puede implementar en este momento para combatirla.

En ClowdWork te recomendamos estas 6 técnicas que pueden ayudarte a poner fin a tus hábitos de procrastinación en el trabajo ahora mismo.

Consejo 1: Divide tu carga de trabajo

Los estudios han demostrado que las personas se demoran cuando temen que el trabajo que tienen que hacer es demasiado grande para manejar. No hay nada peor que mirar una lista de cosas por hacer y pensar: “No sé por dónde empezar. “

Cuando eso sucede, todas las otras tareas sin importancia que has alineado para más adelante comienzan a tener prioridad, y el trabajo que debes realizar queda en segundo plano.

Para evitar que esto suceda, divide tu trabajo en segmentos más pequeños y manejables. Esto significa tomar grandes proyectos (como el rediseño de un sitio web o una serie de artículos) y dividirlos en partes más pequeñas de tareas clave.

Por ejemplo, si uno de los elementos en tu lista de tareas pendientes es rediseñar el sitio web de un cliente, divídelo en trozos más pequeños y hacer una lista de cosas que hacer: crea una nueva estructura del sitio, diseña la barra de navegación, haz una lluvia de ideas forma de incorporar animaciones. Luego, cuando hayas separado cada tarea individual, comienza completando el 1% de la primera tarea y continúa desde allí.

En realidad, comenzar el trabajo, incluso si solo se completa el 1%, se puede contar como un progreso. Este progreso te motivará a avanzar en tu lista de tareas pendientes y evitará que postergues.

Consejo 2: Haz seguimiento al tiempo que trabajas

La procrastinación es peligrosa porque a menudo ni siquiera nos damos cuenta de que está sucediendo. Piensa en todas las veces que usas tu teléfono todos los días para cosas que no están relacionadas con el trabajo o comienzas a chatear con un compañero de trabajo.

Aunque cada una de estas pequeñas cosas pueda parecer insignificante, todas son formas de procrastinación que son mortales para la productividad. La procrastinación no es solo ver 15 videos de YouTube seguidos, sino que cada minuto que pasas fuera de tu trabajo no puede justificarse adecuadamente.

Uno de los trucos más productivos que puedes hacer es comenzar a usar una solución de seguimiento del tiempo para ayudarte a comprender en que inviertes tu tiempo cada día.

El uso de una aplicación de productividad como ClowdWork, puede ayudarte a identificar qué sitios y aplicaciones te consumen tiempo cada día y evitan que hagas las cosas que son realmente importante.

ClowdWork hace esto mediante la generación de reportes de desempeño, uso del tiempo laboral y niveles de actividad. Estas métricas son muy útiles para identificar dónde estás desperdiciando tu tiempo y pueden ayudarte a eliminar tu problema de procrastinación de raíz.

Consejo 3: Limitar las multitareas

Las multitareas no solo son una de las principales causas de la procrastinación, sino que también son perjudiciales para tu mente y tu producción creativa. Estudios señalan que la multitarea conduce a una disminución notable en el coeficiente intelectual de una persona, lo que a su vez conduce a un bajo rendimiento laboral y un rendimiento inferior.

Para manejar esto, enfócate en una sola tarea a la vez. Apaga tu teléfono, haz que tus aplicaciones sean de pantalla completa, silencia las notificaciones en tu computadora y cierra la sesión de tus redes sociales.

Limitar la cantidad de posibles distracciones que tienes a tu alrededor, apagando tus dispositivos o alejándote de tus compañeros de trabajo, es una manera fácil de prepararte para la productividad y el éxito.

Consejo 4: Establece plazos e incentívate con sanciones

Para muchos de nosotros, la procrastinación comienza por falta de estructura o incentivo. Sin plazos ni incentivos, encontramos que la motivación para comenzar y completar el trabajo simplemente se desvanece. Esto significa que, aunque sabemos que debemos hacer algo de trabajo, comenzamos a posponer las cosas hasta “mañana” o “cuando no estamos cansados”. ¿Suena familiar?

Lo que puedes hacer es establecer plazos estrictos y manejables que sean anteriores a las fechas de vencimiento reales. Los plazos pueden ser grandes incentivos por derecho propio porque perderlos es un pequeño fracaso y a casi nadie le gusta la idea del fracaso.

Pero si encuentras que las fechas límite por sí solas no son un incentivo suficiente para que trabajes, comienza a implementar las sanciones que entran en vigencia cuando no cumples con las fechas límite o cuando no eres productivo.

Estas sanciones pueden ser desde no permitirte una algún alimento que te encante por la noche, hasta pequeñas sanciones financieras que lastimen tu billetera en lugar de tu estómago.

Muchas personas encuentran que una vez que su procrastinacion comienza a dañar su billetera, comienzan a darse cuenta que deben tomar cartas en el asunto.

Consejo 5: Consigue un compañero de trabajo

A veces, la tentación de procrastinar es demasiado fuerte cuando no tienes a otra persona que te proporcione una pequeña dosis de presión de grupo para ayudarte a hacer las cosas. Los trabajadores remotos se ven afectados por esto más que las personas en la oficina.

Para evitar esto, encuentra un compañero de trabajo que esté dispuesto a trabajar contigo todos los días para que puedan ayudarse mutuamente para hacer las cosas. Los compañeros de trabajo pueden ayudarse y motivarse mutuamente para ser productivos e incluso para superar cargas de trabajo difíciles y desafiantes.

El beneficio de tener a alguien contigo cada día, que esté dispuesto a ayudarte a dejar de postergar y hacer las cosas, es que la tentación de alejarte del trabajo para hacer otra cosa se elimina por completo.

Consejo 6: Programa tus días

Todos sabemos cómo es cuando un día carece de estructura y previsión. Te despiertas, te preguntas: “¿Qué tengo que hacer hoy?”, Y luego descubres que te deslizas de una hora a otra sin realmente hacer nada.

La mejor manera de combatir esto es planificar meticulosamente tu día de antemano, de modo que tan pronto como te despiertes, sepas exactamente lo que tienes que hacer y pueda comenzar de inmediato.

Antes de acostarte, o cuando termines de trabajar cada día, haz una lista de las tareas que debes realizar al día siguiente, clasificadas en orden de prioridad. Mantén esta lista donde sea que trabajes. Luego, cuando se trata de sentarte en tu escritorio y comenzar a trabajar, ya tienes una hoja de ruta firme sobre cómo será tu día, y tus posibilidades de desplazarte sin rumbo se reducen drásticamente.

Cuando planifiques tus días, recuerda programar tu trabajo en incrementos de tiempo establecidos, de 20, 40, 60 o incluso 90 minutos, e incluir descansos cortos después de cada bloque de trabajo. La evidencia muestra que tomar descansos regulares nos ayuda a retener información, nos da tiempo para reevaluar nuestras metas y nos ayuda a evitar que nos aburramos.

¿Has encontrado una solución a tus problemas de procrastinación?

Hombre sentado frente a su escritorio.

Procrastinar es algo difícil de detener, pero una vez que desarrolles hábitos, procesos, incentivos y plazos en tu vida diaria, puedes encontrar que tu motivación para trabajar aumentan y además obtendrás mejores resultados en menor tiempo!

Descubrir qué solución funciona mejor para ti puede ser un poco de prueba y error. Pero si pruebas cada uno de los pasos anteriores, seguramente encontrarás uno que funcione bien para ti.

Por último, la productividad siempre ha sido importante pero durante esta coyuntura del COVID-19 lo es aún más así que si tienes algún desafío de productividad, te invito a que conozcas, ClowdWork, el software 100% automático de productividad y gestión de trabajo remoto. 

En ClowdWork creemos que las personas pueden ser productivas desde cualquier lugar y que ser productivos no es trabajar más, todo lo contrario!

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