Se espera que la pandemia del Coronavirus cambie la manera en la que operan y funcionan las compañías.   El trabajo remoto es nuestra nueva realidad y llegó para quedarse.

En ClowdWork llevamos más de 12 años trabajando con equipos remotos.  Tenemos miembros de equipo con los que llevamos más de 5 años y nunca nos hemos encontrado.

Aprender a gestionar equipos dispersos geográficamente es imprescindible para los líderes.  Es claro que muy pocas empresas estaban preparadas para que de un día para otro, tuviesen a todos sus empleados pidiendo trabajar de manera remota. 

¿Cuáles son las primeras cosas que los empleadores deben hacer para prepararse?

Los empleadores deben asegurarse de tener la infraestructura correcta para el correcto funcionamiento del teletrabajo; la tecnología es otro tema de gran importancia, laptops, escritorios virtuales, software para videoconferencias y equipos de la mejor calidad son las más importantes herramientas que deben tener todos los empleadores y que les permitirán estar preparados para afrontar la nueva forma de trabajo.

¿Cómo Podemos prepararnos psicológicamente para el trabajo remoto?

Hay que desarrollar disciplina para manejar el día, en ClowdWork aplicamos 3 hábitos para mejorar la productividad en el teletrabajo.

Se debe programar una hora de inicio y de finalización de la jornada laboral, éste punto es importante porque permite tener una visualización clara del tiempo de trabajo, además te permite centrar tu trabajo y hacerlo más productivo; antes de comenzar, hay que proyectar el tiempo necesario para tomar una ducha, vestirse de manera cómoda, hacer ejercicio, pausas activas y otras actividades que te relajen y te ayuden a mejorar la concentración.

  • Personalidad: si usted es una persona extrovertida, asegúrese de tener contacto con otros durante el día. 
  • Pregúntese: ¿cómo evito sentirme solo o aislado durante el día y me mantengo saludable, productivo y feliz? Responda y cree esa atmósfera.  Escuchar música durante el trabajo puede ayudar a mantener el buen ánimo.

Definir frecuencia de la comunicación. ¿Tele o video conferencia?

Poner lineamientos, se recomienda reunión corta al menos una vez a la semana.   Los empleados nuevos, en proyectos críticos o personas que requieren mayor supervisión o contacto pueden requerir más sesiones individuales.

Se pueden programar actividades virtuales divertidas como Happy Hours, breaks para café, almuerzo juntos para mantener la conexión que se tenía en la oficina.   Mantener la confianza y colaboración en un ambiente remoto es posible.  Solo se requiere disciplina.

Las conversaciones no planeadas dentro de la oficina son parte importante del día de trabajo e impactan el desempeño.  ¿Cómo podemos replicarlas virtualmente? Algunos equipos usan mensajería instantánea. WhatsApp, WeChat, Viber.  Otros el teléfono o videoconferencias. 

Es importante que los gerentes fomenten esa comunicación de manera organizada para mantener conexión sin impactar productividad.

¿Cuáles son las cosas que los líderes deben hacer para fomentar una buena cultura de trabajo remoto?

1. Asegúrese de que todos los miembros de equipo saben que está pasando. Es importante comunicarlo porque cuando se está en casa, algunas personas se pueden sentir aisladas, perder sentido de pertenencia. La gente se pregunta qué pasa con la empresa, con los clientes y con los objetivos comunes. Esto se puede hacer a través de email.

2. Durante este periodo, la gente puede estar nerviosos con los ingresos de la empresa y cumplimiento de metas.

3. Otro punto importante es asegurarse de que todos los miembros de equipo tienen igual acceso a sus jefes así que es importante hacerse disponible para todos de manera equitativa.

4. Finalmente, en reuniones de equipo, incluya y de igual oportunidad de intervención a todos para que se sientan valorados y parte importante del equipo.

¿Cómo afectan estos cambios la productividad? 

La productividad no debería afectarse debería mantenerse e incluso aumentar porque los tiempos de desplazamiento y distracciones de oficina ya no existen, sin embargo, en el confinamiento hay distracciones que no son comunes de teletrabajo y que pueden afectar.  Esto es coyuntural. Se deben desarrollar habilidades para resolver problemas rápidamente sin reuniones físicas. 

¿Cómo medir la productividad?

Los siguientes puntos son fundamentales:

  • Confianza
  • Transparencia
  • Respeto

1. Poner reglas:Apagar teléfonos, no revisar correos, no hacer multi-tareas, Se recomienda videoconferencia en lo posible.

2. Debido a que ya no se tienen conversaciones espontáneas en oficina, se recomienda usar los primeros minutos preguntando a todos como están comenzando por el más nuevo, o por el que habla menos.  Contar algo de usted y luego introducir puntos clave de la reunión

3. Después de reunión alguien debe enviar un correo con los puntos relevantes para asegurarse que todos entendieron. 

4. Puede ser email, Slack o herramienta de trabajo colaborativo.

¿Cómo facilitar conversaciones complejas o cargadas emocionalmente cuando no estamos cara a cara?

Es posible que algunas personas no se sientan seguras en ambientes virtuales así que es importante lograr buena comunicación y hacer seguimiento para evitar malos entendidos cuando haya que hacer llamados de atención.

¿Cuidado de los hijos?

Si bien esto no es usual en teletrabajo normal, bajo el actual confinamiento los líderes deben entender que los hijos están en casa.  Los líderes deben ser comprensivos desarrollando habilidades y políticas para apoyarlos mientras se cuida la productividad.   Esto podría involucrar ser flexibles en cuanto a las horas en las que la gente trabaja.  

¿Consejos para personas que mantienen Comunicaciones externas o con clientes?

Llamadas y videoconferencias.  Mantener la formalidad. Agendar citas por calendario, asegurarse de que el cliente tiene el link para unirse a la videoconferencia.  Puntualidad, presentaciones claras, concisas.

¿Qué se puede hacer si a pesar de esfuerzos, ve que los empleados se aíslan?

Si se detectan menos correos o inhibidos en conversaciones grupales, hay que hablar con ellos.  En lo posible, las áreas de talento humano deberían tener servicios de asistencia.  Algunos necesitarán ayuda extra.  Los CEO´s necesitan ser más visibles ahora.  Puede ser a través de videos, podcasts, audios para darle confianza a la gente, tranquilizarlos, transmitir metas y darles esperanza en momentos de incertidumbre.

Importante tener en cuenta y mantener comunicación con TODOS los miembros de equipo.

Mantener contacto regular con todos los miembros debe ser una política de todos los líderes de equipos remotos mantener sentido de pertenencia es fundamental, además, demostrar que su estado de salud importa.

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