Saber en que invierten el tiempo los miembros de un equipo es fundamental para la eficiencia y la rentabilidad de las empresas.
Si un gerente no sabe en que invierte el tiempo su equipo, ¿cómo puede alinearlo con las actividades que realmente aportan al cumplimiento de los objetivos corporativos?
Una investigación realizada por Harvard Business Review sobre el análisis de uso del tiempo laboral concluyó que la economía de los Estados Unidos pierde 7.400 millones de dólares al día en productividad de los trabajadores que no han registrado sus horas. Los empleados comúnmente olvidan registrar el tiempo que han invertido en comunicación relacionada con el trabajo, como correos electrónicos, llamadas y reuniones.
Las repercusiones para las empresas de todos los tamaños son graves, pero se pueden solucionar fácilmente con una estrategia sólida para un seguimiento adecuado del tiempo.
Llevar un registro detallado de cómo se usa el tiempo laboral no es necesariamente la actividad favorita de la mayoría de los colaboradores. Sin el proceso y la plataforma adecuados, puede ser una actividad tediosa e ineficiente. Es parte del rol de un gerente facilitar esta labor y aclarar por qué hacer un seguimiento al uso del tiempo laboral es una práctica necesaria que beneficia tanto a la empresa como a los colaboradores.

La dificultad con el seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo de los empleados puede ser un hueso duro de roer para muchas empresas. Los lados positivos son obvios, pero los negativos también deben ser considerados.

Los beneficios del seguimiento del tiempo incluyen el aumento de la productividad, el fomento de la transparencia y la rendición de cuentas, el ahorro de tiempo y la disminución de los costos.

En el lado negativo, sin reglas claras, puede estresar a los miembros del equipo. Los principales contras del seguimiento del tiempo incluyen la disminución de la moral de los empleados y la microgestión innecesaria. El seguimiento del tiempo puede parecer molesto. Entre las preocupaciones de los colaboradores está la simple realidad de que nadie trabaja 8 horas seguidas por día, y que en realidad podrían ser castigados por eso.

Si el seguimiento es manual, puede ser muy subjetivo. Si bien la mayoría de los empleados pueden tratar de recordar las tareas exactas y las horas en que han trabajado y registrarlas con su mejor conocimiento, algunos miembros del equipo pueden aprovechar esta oportunidad para completar más horas de las que realmente han trabajado. Esto puede llevar a casos de robo de tiempo.

¿Cómo motivar a los empleados a sentirse cómodos con el seguimiento de uso del tiempo laboral?

Si bien el seguimiento del tiempo puede no parecer totalmente natural para todos al principio, con las explicaciones correctas y las prácticas claras, es posible obtener la aceptación del equipo.

  • Explicar a los colaboradores lo que les espera

En primer lugar, las personas tienen que saber por qué las horas de registro con precisión son necesarias. Tienen que ver el punto de hacerlo, y la información debe presentarse de una manera lógica y razonable. Esto significa que se debe explicar el propósito del seguimiento del tiempo, cómo se usarán las métricas y explicar que no se usará para espiarlos.

Es importante hacer énfasis en que el seguimiento del uso del tiempo laboral también es útil para los colaboradores. Uno de los puntos clave aquí es que con un seguimiento sólido del tiempo, las empresas y las personas pueden abordar mejor problemas como el agotamiento y el exceso de trabajo innecesario. El registro preciso de horas también tiene un impacto en las prácticas de pago justas.

También hay que señalar los beneficios del seguimiento del tiempo para la empresa. La mayoría de los colaboradores realmente quieren que la empresa prospere, y si los hace sentir incluidos, esto será un éxito comunitario.

Detallar por qué es necesario para una contabilidad adecuada del tiempo facturable de los proyectos externos y para la mejora de la productividad. Para muchas empresas, el seguimiento del tiempo es esencial para facturar a los clientes, o incluso puede ser un requisito legal para ciertos proyectos. También se puede mencionar la capacidad de crear estimaciones más precisas con datos sólidos.

  • Hacer que el seguimiento del tiempo sea lo más fácil posible

El uso de un software automático de seguimiento de tiempo como ClowdWork puede facilitar esta tarea.

  • Transforma el seguimiento del tiempo en una experiencia gratificante

El enfoque clave para que un equipo se sienta cómodo con un software de análisis de uso del tiempo laboral tiene que ver con que las compañías consideren en ofrecer incentivos por desempeño. También es importante hacer que el seguimiento del tiempo sea agradable y simple. Un software de productividad NUNCA debe ser usado como una herramienta para castigar o avergonzar a las personas. Todo lo contrario. Encontrar falencias en productividad es una oportunidad para que un gerente apoye a los miembros del equipo con cualquier dificultad que pueda estar generando esa baja productividad.

  •  Establecer canales de comunicación

Es una buena idea invitar a los miembros del equipo a compartir su opinión sobre el proceso de seguimiento del tiempo. Cuando dejas que las personas tengan una opinión, se sentirán más conectadas y dispuestas a participar.

Así es como se puede ayudar a los colaboradores a ver el seguimiento del tiempo como algo de lo que quieren ser parte de manera proactiva, en lugar de algo impuesto.

  •  Celebrar las victorias, mejoras en desempeño

Si puedes, crea oportunidades para mostrar tu aprecio por el arduo trabajo de tu equipo. ¡Pueden ser incentivos en tiempo, algún reconocimiento público o cualquier cosa que los haga sentir valorados por su esfuerzo!

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